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天马会议服务中心 >> 会服流程
会
议 服 务 流 程:
1. 合同洽谈: 配合会务组进行酒店会务合同洽谈, 并对会务合同各条款审核。
2. 资金预算: 编制会服财务预算,合理掌握、利用会务资金。
3. 代订酒店： 按会议主办单位要求选择酒店，争取最优惠的酒店价格，并协调与酒店的各项事宜。 4. 客房安排: 按会议主办单位要求选择房间类型与数量,下发会务客房接待通知单,进行房间入住前检查、重点抽查，督促宾馆方做好会务用房的分配与安排。
5. 餐饮安排: 按会议主办单位要求制定用餐标准、用餐时间、审核菜单及其他要求, 下发会务餐饮接待通知单。
6. 会议室安排:按会议主办单位要求选择会议室,制定会场布置标准并严格按照此标准做好会议室其他服务。
7. 会务活动: 根据会务组与人员的具体要求,合理安排会议空闲时间,设计、组织有关会务考察.景点观光活动及各种联谊活动。
7.1设站恭迎：根据会务安排及接站电话记录,提供机场、火车站等接机接站服务。
7.2 会务接待: 设酒店报到、签到服务台。
7.3会务礼仪：提供迎宾、礼仪服务。
7.4送站服务：为参会代表提供送站服务。
7.5提供资料：免费笔记本、圆珠笔、资料袋一套。
8. VIP服务： 为会务组提供免费专车服务。
9. 聘请学者： 按会议议程及相关学术活动的要求，协助会务组在江苏、上海等地各大院校及相关部门聘请专家学者，并联系相关部门进行交流。
10.会务秘书：派专职会务秘书配合会务组负责会议接待：代订报刊、安排食宿、分发资料、安排议程、代订机（车）票及会后旅游等其它相关事宜，协调会务组与酒店各部门之间的关系。随时解决各种大小问题。
11.信息反馈：及时征求与了解会务组及参会人员的意见，每会结束后对中心会务人员进行业务考核。
12. 决算审核: 会议结束前,我中心或委派的会务秘书对会议帐务明细进行审核,将签字确认后的会议接待明细表呈报会务组。
13. 帐务结算：会务组委托我中心负责帐务结算的,在会务组确认我中心会议接待收支明细表后当日内,由会务组将帐务电汇结清。
14. 标 准:
规范服务：会务秘书统一着工作装，统一佩带胸卡，统一服务流程。
全程保险：参加考察的学员均享受最高限额国内10万元人民币的旅行社责任保险。 |
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